Verantwoordingsplicht onder de AVG: waarom het aantonen van naleving steeds belangrijker wordt
Steeds vaker vragen klanten en toezichthouders zich af: “Kun je aantonen dat je aan de privacyregels voldoet?”
Dit is precies waar de verantwoordingsplicht – een kernprincipe van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) – om draait. Waar je als ondernemer misschien ooit dacht dat het voldoende was om gewoon de regels te volgen, verwacht men nu dat je dit ook kunt bewijzen.
Toezichthouders binnen Europa leggen hier de laatste tijd steeds meer de nadruk op. Zo benadrukt de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit dat je op verzoek moet kunnen aantonen dat je in orde met de wetgeving bent.
En in een recente beslissing gaf de GBA zelfs een berisping aan een bedrijf omdat het niet vooraf had gedocumenteerd waarom het een bepaalde verwerkingsgrondslag gebruikte, dit is een overtreding van het accountability-principe. Met andere woorden: niet kunnen aantonen = niet voldoen.
Waarom wordt deze verantwoordingsplicht nu zo belangrijk? Ten eerste omdat privacywetgeving “volwassen” aan het worden is. Enkele jaren na de invoering van de AVG verschuift de focus van louter naleving naar aantoonbare naleving.
Ten tweede groeit het bewustzijn bij het publiek. Consumenten en zakelijke partners hechten meer waarde aan privacy en verwachten transparantie.
Wie kan laten zíen dat hij zorgvuldig met gegevens omgaat, wint vertrouwen.
In deze blog duiken we dieper in op wat de verantwoordingsplicht precies inhoudt, welke concrete stappen je kunt nemen om hieraan te voldoen, en hoe dit jouw bedrijf kan helpen bij het winnen van klantenvertrouwen.
Wat houdt de verantwoordingsplicht in?
De verantwoordingsplicht (in het Engels accountability) betekent dat jouw organisatie zelf moet bewijzen dat zij de privacyregels van de AVG naleeft. Het is niet genoeg om op papier te zeggen dat je in orde bent – je moet het kunnen aantonen met documentatie en maatregelen. Dit principe staat in artikel 5(2) van de AVG en legt de verantwoordelijkheid bij jou als ondernemer neer. Vergelijk het met een belastingscontrole: je moet de bonnetjes kunnen laten zien. Zo werkt het ook met privacy; je moet kunnen laten zien hoe je voldoet aan de AVG.
Concreet houdt dit in dat je inzicht hebt in al je verwerkingen van persoonsgegevens en dat je kunt uitleggen wat je doet, waarom je dat mag doen (juridische grondslag) en hoe je de gegevens beschermt. Heb je de juiste beveiligingsmaatregelen genomen? Informeer je de betrokkenen op tijd? Geef je mensen de mogelijkheid hun rechten uit te oefenen? Al dit soort vragen vallen onder de verantwoordingsplicht. Bovendien moet je op verzoek van de autoriteit al deze informatie kunnen overleggen.
De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwt: als zij aankloppen, moet je direct verantwoording kunnen afleggen. Kun je dat niet, dan loop je het risico op sancties.
Wist je dat het niet hebben van bijvoorbeeld een verwerkingsregister kan leiden tot boetes tot 10 miljoen euro?
Dit laat zien hoe serieus de verantwoordingsplicht wordt genomen.
Kortom, de verantwoordingsplicht is een soort bewijslast: jij bent aan zet om te laten zien dat je de privacy van klanten en medewerkers bewaakt. Het goede nieuws is dat dit vooral neerkomt op het op orde brengen van je interne processen en documentatie. Hieronder bespreken we praktische stappen om dat te doen.
Concrete stappen om te voldoen aan de wetgeving
Hoe kun je er nu voor zorgen dat je aan die verantwoordingsplicht voldoet? Enkele concrete stappen die je als organisatie kunt nemen:
Houd een verwerkingsregister bij. Dit is een intern register waarin je bijhoudt welke persoonsgegevens je verwerkt, met welk doel, op basis van welke grondslag, hoelang je ze bewaart, etc. Het verwerkingsregister is vaak het eerste waar een toezichthouder om vraagt en is zelfs verplicht voor (bijna) alle organisaties. Het geeft je een overzicht van alle datastromen in je bedrijf.
Voer Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uit bij risicovolle verwerkingen. Een DPIA is een risicoanalyse voor nieuwe of ingrijpende verwerkingen van persoonsgegevens. Kom je tot de conclusie dat een bepaalde gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico oplevert (bijvoorbeeld bij de invoering van een nieuwe technologie of een grootschalige verwerking), dan is zo’n DPIA verplicht . Hiermee toon je aan dat je de risico’s in kaart brengt én maatregelen neemt om deze te mitigeren.
Stel een duidelijk privacybeleid en een privacyverklaring op. Een privacyverklaring is de externe informatie voor betrokkenen (klanten, gebruikers, werknemers) over welke gegevens je verzamelt en waarom – dit is altijd verplicht . Zorg dat deze verklaring helder en up-to-date is, zodat klanten je transparantie kunnen waarderen. Daarnaast is een uitgeschreven intern privacybeleid aan te raden waarin staat hoe jouw bedrijf met persoonsgegevens omgaat . Dit helpt je team om de regels consequent toe te passen en is ook een bewijsstuk van je inspanningen.
Documenteer toestemming en keuzes. Als je persoonsgegevens verwerkt op basis van toestemming van de betrokkene, moet je kunnen aantonen dat die toestemming echt geldig gegeven is. Bewaar bewijsmateriaal (bijvoorbeeld logs of ondertekende formulieren) zodat je bij twijfel kan laten zien dat iemand akkoord ging. Evenzo: respecteer opt-outs en registreer wanneer mensen hun toestemming intrekken.
Houd een datalekregister bij. Elk beveiligingsincident met persoonsgegevens (datalek) moet intern worden vastgelegd – ook als je het niet aan de toezichthouder hoeft te melden . Noteer wat er is gebeurd, welke data betrokken waren en welke acties je hebt ondernomen. Dit laat zien dat je van incidenten leert en verantwoordelijkheid neemt. Bovendien: als de autoriteit ooit onderzoek doet, heb je meteen overzicht van alle voorvallen.
Evalueer de noodzaak van een DPO. Sommige organisaties zijn verplicht een Data Protection Officer aan te stellen, maar ook als het niet 100% zeker verplicht is, moet je die keuze kunnen verantwoorden. Documenteer dus of je wel of geen DPO hebt en waarom. Heb je er een? Zorg dat diens contactgegevens en rol duidelijk gecommuniceerd worden. Heb je er geen, beschrijf dan wie binnen jouw organisatie verantwoordelijk is voor privacy-aangelegenheden.
Neem passende technische en organisatorische maatregelen. Dit is een breed begrip, maar denk aan zaken als up-to-date IT-beveiliging (firewalls, encryptie, strong passwords) en organisatorische maatregelen (toegangsbeleid, training van personeel). De AVG eist dat je “passende” beveiliging toepast, en onder de verantwoordingsplicht moet je kunnen uitleggen waarom jouw maatregelen passend zijn. Bijvoorbeeld: heb je regelmatig privacy-awareness trainingen voor personeel? Leg dat vast. Heb je procedures voor rechten van betrokkenen (zoals inzage- en verwijderverzoeken)? Documenteer ze. Al deze maatregelen tonen aan dat privacy deel uitmaakt van je bedrijfsvoering.
Door deze stappen te volgen, bouw je een privacybeheer-systeem op dat zowel praktisch als aantoonbaar is. Het klinkt misschien als veel papierwerk, maar in de kern gaat het erom dat je bewust met persoonsgegevens omgaat en daar verslag van doet. Veel van bovenstaande kun je bovendien integreren in bestaande bedrijfsprocessen. Het verwerkingsregister is bijvoorbeeld niet meer dan een gestructureerde lijst (dit kun je zelfs in Excel opstellen als start), en het bijhouden van incidenten of verzoeken kan vaak in je bestaande ticket- of CRM-systeem. Consistentie en actualiteit zijn hier belangrijker dan perfectie. Begin dus met het opstellen van die documenten en procedures als je dat nog niet gedaan hebt – elke stap vooruit helpt.
Impact op ondernemingen en klantvertrouwen
Voldoen aan de verantwoordingsplicht kost natuurlijk tijd en moeite. Maar zie het niet alleen als verplichting; het kan juist ook positieve effecten hebben op je bedrijf. Privacy-compliance kan een troef worden in je bedrijfsstrategie. Hieronder enkele manieren waarop aantoonbare naleving loont:
Vertrouwen van klanten: Klanten zijn steeds meer bewust van hun privacyrechten. Een bedrijf dat open is over zijn privacypraktijken en kan aantonen alles op orde te hebben, wekt vertrouwen. Dit vertrouwen vertaalt zich in klantloyaliteit en een sterker merk. Mensen doen nu eenmaal liever zaken met een organisatie die hun gegevens respecteert. Transparantie – bijvoorbeeld een duidelijk privacyportaal of snelle antwoorden op privacyvragen – laat zien dat je niks te verbergen hebt en geeft klanten een gerust gevoel.
Concurrentievoordeel en sales: Accountability is niet alleen belangrijk voor individuele klanten, maar ook in B2B-relaties. Steeds vaker eisen zakelijke partners en grote klanten bewijs van jouw AVG-compliance voordat ze een contract tekenen. Heb jij je documenten en processen op orde, dan verloopt zo’n due diligence soepel en kun je sneller deals sluiten. Uit onderzoek blijkt zelfs dat organisaties die privacy serieus nemen minder vertraging hebben in hun verkooptrajecten. Met andere woorden, door te investeren in privacy win je het vertrouwen van potentiële klanten en versnel je mogelijk je sales-cyclus. In aanbestedingen of offertes kan het beschikken over bijvoorbeeld een certificaat of gedetailleerd privacybeleid nét dat extra punt opleveren ten opzichte van een concurrent die dat niet heeft .
Minder risico op boetes en reputatieschade: Uiteraard voorkom je met goede naleving ook de negatieve kant. Als je verantwoordingsplicht op orde is, ben je beter bestand tegen audits of onderzoeken van de toezichthouder. Je kunt vlot aantonen dat je geen wilde westen praktijken erop nahoudt. Dit verkleint de kans op boetes (die, zoals genoemd, fors kunnen zijn) en op last-minute paniek als de autoriteit info opvraagt. Bovendien, stel dat er toch iets misgaat – een datalek of klacht – dan kun je door je documentatie tonen dat je altijd naar beste kunnen hebt gehandeld. Dat kan zowel bij de autoriteit als in de ogen van het publiek de schade beperken. Naleving werkt dus als een soort verzekering voor je reputatie.
Interne efficiëntie en bewustwording: Een vaak vergeten voordeel is dat door alle privacyprocessen in kaart te brengen, je ook intern orde schept. Je medewerkers weten beter wat ze moeten doen bij bijvoorbeeld een inzageverzoek of datalek. Er is minder verwarring over verantwoordelijkheden. Iedereen weet dat privacy deel is van ieders job. Dit leidt tot een soepelere werking en minder fouten. En minder fouten betekent weer minder risico’s. Zo creëer je een positieve cyclus: goede interne afspraken -> minder incidenten -> meer vertrouwen -> weer minder externe zorgen.
Samengevat, accountability loont. Het is niet louter een juridische oefening, maar bouwt aan je reputatie en kan zelfs commerciële voordelen bieden. In een tijd waar dataprivacy gelijk staat aan vertrouwen, wil je als moderne ondernemer laten zien dat je dit op orde hebt. Zie het als een kans om je te onderscheiden: je geeft je klanten een gerust gevoel en jezelf gemoedsrust.
Hoe we jou kunnen ondersteunen
We begrijpen dat dit best veel kan lijken. Als ondernemer heb je al duizend-en-één zaken aan je hoofd, en dan komt privacy er nog bij.
Bij LEAGL staan we klaar om je hierbij te helpen.
Onze aanpak is praktisch en to-the-point – geen onnodig juridisch jargon, wél oplossingen op maat van jouw onderneming.
Concreet kunnen we je ondersteunen bij het opstellen van de nodige documentatie (zoals een verwerkingsregister of privacybeleid) en het implementeren van de juiste procedures. We adviseren je stap voor stap hoe je aan de verantwoordingsplicht voldoet, zónder dat het je business vertraagt. Denk aan hulp bij het uitvoeren van een DPIA, het trainen van je personeel in privacybewustzijn, of het opzetten van een compliant proces voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen. Wij zorgen ervoor dat jij aantoonbaar in orde bent, zodat je vol vertrouwen kunt aantonen: “Mijn bedrijf respecteert privacy en heeft dat op papier staan.”
Benieuwd hoe jouw organisatie ervoor staat of waar je kunt verbeteren? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende scan of gesprek. Privacy-compliance hoeft geen last te zijn – met de juiste partner wordt het een pluspunt voor je bedrijf. Wij bij LEAGL helpen je graag om van die verantwoordingsplicht een succesverhaal te maken, zodat jij je kan focussen op wat echt telt: jouw onderneming laten groeien, met het vertrouwen van je klanten als stevig fundament.
Vragen? Wij staan voor je klaar.
Zorg dat je klaar bent voor de vragen van morgen – en bouw intussen aan sterker klantvertrouwen.
LEAGL begeleidt je graag op die weg. Samen maken we van privacy een troef voor jouw onderneming!
Wil je graag op de hoogte blijven? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en volg ons op LinkedIn.