Privacy statement
Inhoud
1) Inleiding
2) Toelichting bij enkele begrippen
3) Welke verwerkingen verricht LEAGL?
4) Bewaartermijnen
5) Uitvoer van persoonsgegevens
6) Bijkomende informatie met betrekking tot de ontvangers van je persoonsgegevens
7) Je rechten
8) Wijzigingen
1. Inleiding
Deze verklaring beschrijft hoe KMO LEGAL BV (hierna ook ‘LEAGL’ of ‘we/wij/ons’) persoonsgegevens verwerkt in de context van haar activiteiten ten aanzien van derden.
Het kantoor van LEAGL is gevestigd te 9160 Lokeren, Dieptestraat 2. Zij is ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met het ondernemingsnummer 0775.345.150.
LEAGL BV handelt als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Europese Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming of ‘AVG’).
LEAGL streeft ernaar je persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming of ‘AVG’) en de Wet van 30 juli 2018 tot bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens:
LEAGL BV
Dieptestraat 2
9160 Lokeren
+32 3 304 71 91
2. Toelichting bij enkele begrippen
Doorheen deze Verklaring worden verschillende begrippen gebruikt uit het wetgevend kader voor gegevensbescherming. Deze begrippen worden hierna kort toegelicht.
Algemene Verordening Gegevensbescherming: de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG. Deze Verordening wordt vaak ook GDPR genoemd (General Data Protection Regulation) en in het Nederlands afgekort als de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Betrokkene: de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon van wie gegevens worden verwerkt.
Gegevensbeschermingsautoriteit: de ‘opvolger’ van de Privacycommissie onder de Wet Verwerking Persoonsgegevens. De Gegevensbeschermingsautoriteit is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de grondbeginselen van de bescherming van de persoonsgegevens.
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (en dus geen rechtspersoon).
Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Ook gepseudonimiseerde gegevens die door het gebruik van aanvullende gegevens aan een natuurlijke persoon kunnen worden gekoppeld, zijn dus persoonsgegevens.
Anonieme gegevens, die op geen enkele wijze nog kunnen worden gelinkt aan een persoon, vallen niet onder de Verordening Gegevensbescherming.
Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
3. Welke verwerkingen verricht LEAGL?
In de context van haar activiteiten verwerkt LEAGL persoonsgegevens. De juridische grondslag (‘rechtsgrond’) waarop LEAGL zich beroept is telkens aangegeven bij de verwerking, alsook de categorieën van gegevens en de verwerkingsdoeleinden.
A. BEN JE EEN KLANT OF UIT JE INTERESSE IN ONZE DIENSTEN?
We zullen je gegevens verwerken als je een prijsvoorstel opvraagt of als je een overeenkomst met ons sluit.
Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:
- Identificatiegegevens (bv. naam, adres, …)
- Financiële gegevens (bv. gekozen betaalwijze, facturatieadres)
- Aankoopgegevens (bv. informatie over de door jou aangekochte diensten)
- Gegevens over je beroep/betrekking (bv. welke functie je binnen het bedrijf vervult)
Een aantal gegevens wordt verkregen bij derden (bijvoorbeeld je adviseurs verstrekken ons op jouw instructie persoonsgegevens, waaronder notarissen, advocaten en ander professionele adviseurs), bij publieke bronnen (het Belgisch Staatsblad, KBO en overheidsdiensten) en bij bepaalde private bronnen (sociale media en B2B-databanken).
Waarom we deze gegevens verwerken (doeleinden en rechtsgrond):
We verwerken deze gegevens om de diensten die we aan jou – als klant – verstrekken, te kunnen uitvoeren. De verwerking heeft ook als doel onze projecten te kunnen beheren, te kunnen factureren, je vragen te kunnen behandelen en je te kunnen informeren over de status van je dossier. Als je een prijsvoorstel opvraagt, hebben we je gegevens nodig om dit te kunnen opmaken. Een groot deel van deze verwerkingen is dan ook gebaseerd op de rechtsgrond contractuele noodzaak, omdat we je gegevens nodig hebben om maatregelen te nemen die aan het sluiten van de overeenkomst voorafgaan of om uitvoering te geven aan een overeenkomst waarbij je (als klant en betrokkene) partij bent. Als we je formulieren overmaken om je vragen te stellen in het kader van je project of om onze dienstverlening te verbeteren, hebben we hiervoor ook een gerechtvaardigd belang.
De verwerking van je gegevens voor facturatie- en boekhoudingsdoeleinden is gebaseerd op onze wettelijke verplichting. Daarnaast is het in bepaalde gevallen nodig om over je gegevens te beschikken, zodat we ons kunnen verweren tegen gerechtelijke acties (op basis van ons gerechtvaardigd belang op een doeltreffende voorziening in rechte).
B. BEN JE EEN DERDE GERELATEERD AAN ONZE KLANT?
In het kader van de juridische dienstverlening aan onze klanten ontvangen wij mogelijk persoonsgegevens van derden die aan onze klanten gerelateerd zijn, zoals werknemers en accountants.
Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:
- Identificatiegegevens (bv. naam en e-mailadres)
- Gegevens met betrekking tot je beroep en betrekking
Waarom we deze gegevens verwerken:
We verwerken deze gegevens om op adequate wijze onze juridische dienstverlening te kunnen verstrekken aan onze klanten, waarvoor we beschikken over een gerechtvaardigd belang. We zullen deze gegevens dan ook enkel verwerken indien ze relevant zijn voor de dienstverlening aan onze klant.
C. ONTVANG JE ONZE DIRECT MARKETINGBERICHTEN?
We gebruiken sommige gegevens van geïnteresseerden of klanten om ze direct marketingberichten (promotionele communicatie) te versturen.
Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:
- Identificatiegegevens (bv. naam en e-mailadres)
- Gegevens met betrekking tot je beroep en betrekking
- Mogelijk: aankoopgegevens
Waarom we deze gegevens verwerken:
We verwerken deze gegevens om je te informeren over onze (nieuwe) diensten en over onze onderneming, om nieuwe klanten te werven, om je uit te nodigen voor evenementen ter promotie van onze onderneming, om je te informeren over gerichte aanbiedingen die mogelijk tegemoetkomen aan je interesses en om je onze nieuwsbrief te bezorgen. Ten aanzien van bestaande klanten van wie we de elektronische contactgegevens in het kader van de verkoop van onze diensten hebben ontvangen, beschikken we over een gerechtvaardigd belang (de ‘soft opt-in’-uitzondering zoals voorzien in artikel 13, lid 2 van de e-Privacyrichtlijn[1]). We mogen hen contacteren om soortgelijke diensten te promoten. Indien we niet over een gerechtvaardigd belang beschikken, baseren we het versturen van direct marketingberichten op je toestemming.
Je hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor direct marketing.
D. BEN JE EEN SOLLICITANT?
We verwerken gegevens over je als je solliciteert voor een functie bij LEAGL.
Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:
- Identificatiegegevens (bv. naam en e-mailadres)
- Gegevens in verband met je opleiding en vorming
- Gegevens met betrekking tot je beroep en betrekking
- Vrijetijdsbesteding en interesses
- Psychische gegevens (informatie over je persoonlijkheid en/of karakter)
- Specifiek: gegevens uit je cv en motivatiebrief
Waarom we deze gegevens verwerken:
We verwerken deze gegevens in het kader van je sollicitatie voor een functie bij LEAGL, met name om je sollicitatie te registreren, om je geschiktheid als kandidaat na te gaan, om je te contacteren voor een gesprek (en eventueel bij toekomstige vacatures) en om onszelf te verweren tegen gerechtelijke acties op basis van de aanwervingsprocedure.
We baseren deze verwerking op de juridische grondslag contractuele noodzaak, met name om maatregelen te treffen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Om je geschiktheid als kandidaat na te gaan en je te contacteren voor een gesprek hebben we een gerechtvaardigd belang, namelijk om je te beoordelen alvorens we je een jobaanbieding doen. Om je te contacteren bij toekomstige vacatures zullen we steeds je toestemming vragen. De verwerking van je gegevens om ons te verweren tegen gerechtelijke acties op basis van de aanwervingsprocedure is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, met name het recht op een doeltreffende voorziening in rechte.
E. HEB JE EEN REVIEW GESCHREVEN?
Bij het plaatsen van reviews op onze website en/of sociale mediapagina’s verwerken we je persoonsgegevens.
Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:
- Identificatiegegevens (bv. naam en e-mailadres)
- Aankoopgegevens
We plaatsen deze reviews voor commerciële en communicatiedoeleinden. Aan de hand van deze reviews willen we potentiële klanten overtuigen van de meerwaarde van de diensten die LEAGL aanbiedt. We baseren deze verwerking op je toestemming. De reviews worden dan ook enkel geplaatst als we hiervoor je toestemming hebben verkregen.
BIJKOMENDE INFORMATIE OVER DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bij gebreke aan verstrekking van de vereiste gegevens kan de relatie niet worden voortgezet.
4. Bewaartermijnen
De bewaartermijn van je persoonsgegevens is beperkt tot:
· Klantenbeheer: 10 jaar na het einde van de overeenkomst;
· Persoonsgegevens van aan cliënten gerelateerde derden: 10 jaar na het einde van de overeenkomst met de klant;
· Direct marketing: 3 jaar na het laatste betekenisvolle contact, met dien verstande dat een hernieuwing van deze termijn mits je toestemming mogelijk is;
· Werving en selectie:
o Persoonsgegevens van afgewezen kandidaten: gedurende een redelijke termijn na het einde van de aanwervingsprocedure;
§ Wat betreft de persoonsgegevens van afgewezen kandidaten die verwerkt worden met het oog op het opnemen van contact bij eventuele toekomstige vacatures: 1 jaar na het einde van de aanwervingsprocedure;
o Persoonsgegevens van aangeworven kandidaten: 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst;
5. Uitvoer van persoonsgegevens
Voor de organisatie van onze ICT-diensten doet LEAGL een beroep op externe dienstverleners, zoals Microsoft Office en Teamleader, die voor een beperkt deel van de verwerking de persoonsgegevens opslaan in de Verenigde Staten van Amerika. Voor deze uitvoer wordt een beroep gedaan op standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie. Indien je hierover verdere informatie wenst, kan je contact met ons opnemen.
6. Bijkomende informatie met betrekking tot de ontvangers van je persoonsgegevens
Wij delen je persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden met een beperkt aantal andere partijen:
· Wij delen je persoonsgegevens, in voorkomend geval, met (a) je werkgever of bepaalde van je werknemers en (b) professionele adviseurs die door jou worden aangeduid;
· Wij delen je persoonsgegevens met banken, verzekeringsmaatschappijen en makelaars, binnen de context van je relatie met deze partijen;
· Wij delen je persoonsgegevens met overheidsdiensten en toezichthoudende instanties in de context van wettelijke verplichtingen;
· Wij delen je persoonsgegevens met andere professionele raadgevers, advocaten, accountants, gerechtsdeurwaarders en (gerechtelijke) experten, voor zover noodzakelijk voor onze dienstverlening;
· Wij doen een beroep op een aantal technische verwerkers, zoals bijvoorbeeld hosting van website, bestanden en dossiers, waarmee de nodige verwerkingsovereenkomsten werden overeengekomen. Voor het beheer van je dossier doen wij een beroep op Teamleader met zetel te 9000 Gent, Dok-Noord 3A bus 101 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met het ondernemingsnummer 0899.623.035. Meer informatie over de beveiligingsmaatregelen van Teamleader vind je op deze pagina: https://www.teamleader.be/focus/nl-be/beveiliging.
7. Je rechten
De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent je een aantal rechten toe met betrekking tot je persoonsgegevens. De uitoefening van deze rechten is door de AVG evenwel onderworpen aan bepaalde voorwaarden.
Wanneer we redelijke twijfels hebben over je identiteit, kunnen we je om bijkomend bewijs van je identiteit vragen.
Wij proberen op je verzoek te reageren binnen een tijdspanne van één maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en/of het aantal verzoeken kan die termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. In geval van dergelijke verlenging zal je daarvan binnen één maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte gebracht worden.
Als je een van je rechten wilt uitoefenen en/of meer informatie wilt over je rechten, kan je steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld in punt 1.
6.
7.
7.1. Het recht op inzage in je persoonsgegevens
Een verzoek tot inzage in je persoonsgegevens laat je toe om je persoonsgegevens in te kijken. Op basis van dit recht mag je een kopie vragen van de gegevens die we van je bijhouden. Dit stelt je in staat om de rechtmatigheid van de verwerkingsactiviteit te controleren en na te kijken of de gegevens wel correct zijn.
7.2. Het recht op verbetering van je persoonsgegevens
Je hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.
7.3. Het recht om je te verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing en het algemeen recht van verzet op grond van omstandigheden eigen aan je specifieke situatie (‘recht van bezwaar’)
Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heb je te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor dergelijke marketing.
In andere gevallen kan je, wanneer de verwerking steunt op het gerechtvaardigd belang, je verzetten tegen de verwerking op grond van omstandigheden eigen aan je specifieke situatie (dit vereist een bepaalde motivering). In sommige gevallen kan LEAGL aantonen dat wij een rechtsgrond hebben om je informatie te verwerken die boven je rechten en vrijheden staat. In dat geval moet LEAGL, als verantwoordelijke, aantonen waarom je gegevens mogen worden verwerkt.
7.4. Het recht op gegevenswissing en het recht om vergeten te worden
Je kan verzoeken om je persoonsgegevens te wissen indien er geen gegronde reden meer bestaat om deze te verwerken.
Het recht op gegevenswissing is niet absoluut. Je kan het uitoefenen in een van de volgende gevallen (de opsomming is limitatief):
· De persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk om het nagestreefde doel te vervullen;
· LEAGL verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig;
· LEAGL moet de persoonsgegevens wissen door een wettelijke verplichting;
· Je trekt de toestemming in;
· Je hebt met succes je recht van verzet tegen de verwerking uitgeoefend.
In bepaalde gevallen mag LEAGL weigeren om je persoonsgegevens te wissen. In dergelijk geval zullen wij je daarover informeren wanneer je een verzoek tot gegevenswissing doet.
7.5. Het recht op beperking van de verwerking
Een beperking van de gegevensverwerking houdt in dat de verwerking ‘bevriest’: LEAGL mag de persoonsgegevens alleen nog maar opslaan en moet alle andere verwerkingsactiviteiten stopzetten.
Je hebt recht op een beperking van de persoonsgegevensverwerking wanneer (de opsomming is limitatief):
· Je wil dat de correctheid van de gegevens wordt nagegaan;
· De verwerking onrechtmatig is;
· LEAGL de persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar jij wel voor de uitoefening van een rechtsvordering;
· Je je recht van bezwaar uitoefent, maar waarbij LEAGL dient na te gaan of hier gehoor aan kan worden gegeven.
7.6. Het recht om je toestemming op elk ogenblik in te trekken
Indien wij ons baseren op je toestemming om je persoonsgegevens te verwerken, heb je het recht om die toestemming op elk ogenblik in te trekken. Het intrekken van je toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die is gebeurd voor je je toestemming hebt ingetrokken.
7.7. Het recht op dataportabiliteit
Het recht op dataportabiliteit stelt je in staat om persoonsgegevens te verkrijgen en te hergebruiken voor andere diensten. Je kan dit recht enkel uitoefenen indien de verwerking gebaseerd is op je toestemming of indien deze noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract dat wij met je hebben. Bovendien heeft dit recht enkel betrekking op persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt en is dit recht enkel van toepassing op digitale informatie.
7.8. Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit
Je hebt het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbeschermingskwesties. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (‘GBA’). Je kan contact opnemen via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/contact.
Alvorens klacht in te dienen, moedigen wij je aan om contact met ons op te nemen om een snelle oplossing voor je klacht te kunnen vinden.
8. Wijzigingen
Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Indien de aanpassingen substantieel zijn, zullen wij je hierop attent maken via onze website of via een bericht per e-mail.
Laatste wijziging: 17 juli 2024.
[1] Richtlijn 2002/58/EG van het Europees Parlement en de Raad van 12 juli 2002 betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in de sector elektronische communicatie (richtlijn betreffende privacy en elektronische communicatie).