Interne DPO of externe expert: de juiste keuze voor jouw onderneming.
Gegevensbescherming is anno 2025 belangrijker dan ooit voor kmo’s. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) is al een aantal jaar van kracht, maar recente wijzigingen in wetgeving en strengere handhaving zetten privacy opnieuw in de schijnwerpers.
Veel kmo’s vragen zich af: Moeten wij een Data Protection Officer (DPO, oftewel functionaris voor gegevensbescherming) aanstellen? En zo ja, is het beter om die rol intern in te vullen of om een externe expert zoals LEAGL in te schakelen?
In deze blogpost bekijken we wanneer een interne DPO zinvol of verplicht is, en wanneer het verstandiger kan zijn om externe expertise in te huren. We bespreken de nieuwste regelgeving, de impact van artificiële intelligentie (AI) op de DPO-rol, vergelijken kosten en efficiëntie, en geven praktijkvoorbeelden. Zo kun je als kmo strategisch beslissen wat past bij jouw organisatie.
Veranderende privacyregelgeving en strengere handhaving.
Sinds de invoering van de AVG (GDPR) in 2018 is de privacywetgeving continu in ontwikkeling. Toezichthouders trekken lessen uit de eerste jaren en voeren de druk op. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) heeft de rol van de DPO bestempeld als een prioriteit in haar strategisch plan voor 2020 - 2025. Met andere woorden: de autoriteit controleert actiever of organisaties die een DPO moeten hebben, er ook daadwerkelijk één hebben aangesteld en of die onafhankelijk zijn. Dit kwam er niet zomaar – de GBA merkte dat in de praktijk de DPO-rol vaak onduidelijk was of verkeerd werd ingevuld. Sommige bedrijven benoemden bijvoorbeeld pro forma een DPO zonder die persoon de nodige middelen of onafhankelijkheid te geven, wat in strijd is met de AVG-regels.
Daarnaast zien we in heel Europa een toename in handhavingsacties en boetes. Er zijn gevallen geweest waarin organisaties een boete kregen omdat ze geen DPO hadden aangesteld terwijl dat wel verplicht was, of omdat de DPO een onvoldoende onafhankelijke positie had binnen de organisatie. De strengere controle past binnen een bredere trend waarin de toezichthouders zich steeds meer richten op concrete naleving en afdwingbaarheid van de AVG.
Voor meer details over de prioriteiten van de GBA, zie hun strategisch plan: Gegevensbeschermingsautoriteit - Visie en Missie.
De impact van AI op de rol van de DPO.
Een opvallende trend die de afgelopen jaren is versneld, is de opmars van artificiële intelligentie (AI) in het bedrijfsleven. Steeds meer kmo’s gebruiken AI-toepassingen, van simpele algoritmes tot geavanceerde machine learning en chatbots. Dit brengt nieuwe kansen, maar ook nieuwe uitdagingen voor gegevensbescherming. Met de stijgende populariteit van AI (en de komst van specifieke regelgeving zoals de EU AI Act) verandert de rol van de DPO en wordt deze strategischer dan ooit.
Waarom heeft AI zo’n impact? Ten eerste verwerken AI-systemen vaak grote hoeveelheden data, waaronder persoonsgegevens. Een DPO moet beoordelen of die verwerking noodzakelijk en proportioneel is, en toezien op principes als dataminimalisatie. Ten tweede kan AI nieuwe privacyrisico’s introduceren: denk aan het risico op bias/discriminatie bij geautomatiseerde beslissingen, of het hergebruiken van gevoelige gegevens (bijv. gezondheidsinfo) om een model te trainen. De DPO moet hierop anticiperen en bijvoorbeeld meewerken aan een Data Protection Impact Assessment (DPIA) specifiek voor AI-toepassingen indien er mogelijk hoog risico is.
Daarnaast vereist de AI-geletterdheid binnen de organisatie aandacht. Niet elke ondernemer of medewerker is zich bewust van hoe AI precies omgaat met data. De DPO van de toekomst moet daarom niet enkel juridisch onderlegd zijn, maar ook technisch mee kunnen praten. Het trainen van AI-modellen, het anonimiseren van data, het beveiligen van algoritmes – het zijn onderwerpen waar een DPO zich in moet verdiepen. Een DPO zal intern vaker de rol opnemen van educator: teams bewustmaken van de privacy-aspecten van AI en hen begeleiden bij het privacy by design inbouwen in nieuwe AI-projecten.
Concreet voorbeeld: Stel je voor dat jouw kmo klantgegevens wil gebruiken om met een AI-tool verkoopvoorspellingen te doen. Een DPO zou dan moeten controleren of die gegevens rechtmatig gebruikt mogen worden, of er geen overbodige data in de AI wordt gestopt, en dat of(?)klanten correct geïnformeerd zijn. Ook moet de DPO rekening houden met nieuwe rechten die wellicht ingevoerd worden – de AI Act zal mensen bijvoorbeeld het recht geven om uitleg te vragen bij AI-beslissingen en te weten wanneer ze met een AI te maken hebben . Iemand binnen je bedrijf moet dit overzien, en vaak valt die taak op de DPO. Voor kmo’s kan dit een uitdaging zijn: heb je intern iemand die zowel van privacy als van AI voldoende kaas heeft gegeten? Zo niet, dan is dit een extra argument om externe expertise in te schakelen of om je interne verantwoordelijke bij te scholen.
Interne DPO vs. externe expert: een vergelijking van kosten en efficiëntie.
Voor veel kmo’s is de keuze tussen een interne DPO of een externe specialist in de eerste plaats een kwestie van middelen. Het aanstellen van een interne DPO brengt namelijk aanzienlijke kosten met zich mee. Een fulltime functionaris gegevensbescherming heeft een gemiddeld jaarsalaris van meer dan €60.000 bruto , en daar komen nog opleidingskosten en eventuele certificeringen bij. Voor een kleine of middelgrote onderneming is dat een grote investering.
Bovendien moet je die persoon blijvend ondersteunen: de AVG vereist dat een DPO voldoende tijd, middelen en training krijgt om zijn/haar job te doen.
Een interne DPO kan natuurlijk voordelen bieden op het vlak van bedrijfskennis en beschikbaarheid. Iemand in-house kent de bedrijfscultuur, de processen en systemen door en door. Deze persoon is dagelijks aanwezig, kan snel inspelen op vragen van collega’s, en privacy wordt echt een deel van het DNA van de onderneming. In sommige gevallen kan een interne DPO ook andere taken combineren (hoewel men moet waken voor belangenconflicten – een DPO mag niet zelf de doelen van data-verwerkingen bepalen). Bijvoorbeeld, een compliance-verantwoordelijke binnen de kmo die zich laat bijscholen als DPO kan twee petten op hebben, maar alleen zolang die rollen elkaar niet bijten. Zodra die persoon ook beslissingen neemt over persoonsgegevens, is onafhankelijkheid niet gegarandeerd en voldoet men niet aan de AVG. Dit is een valkuil waar veel kmo’s voor moeten oppassen.
Externe DPO-diensten (DPO-as-a-service) daarentegen werken meestal met een flexibel abonnementsmodel of op afroep. In plaats van een vast loon, betaal je een maandelijkse of trimestriële fee voor een externe expert die optreedt als jullie DPO. Dit blijkt in de praktijk vaak goedkoper én efficiënter te zijn voor kmo’s. Daarnaast brengt een externe specialist meestal een schat aan ervaring mee: hij of zij heeft al bij diverse organisaties in de keuken gekeken en weet wat er allemaal kan misgaan en hoe je dat voorkomt. Ook blijft een externe DPO zichzelf trainen (dat is immers hun corebusiness), wat jou de moeite bespaart om voortdurend de laatste privacyontwikkelingen bij te houden.
Een extern ingehuurde DPO heeft bovendien het voordeel van onafhankelijkheid. Omdat deze persoon niet in de hiërarchie van de kmo hangt, is het makkelijker om objectief advies te geven en ook minder druk van binnenuit te voelen. Dit is precies wat de toezichthouder wil zien: een DPO die durft te wijzen op non-compliance, ook als dat oncomfortabel is. Voor een kleine organisatie kan een externe DPO dus een soort sparring partner zijn die op regelmatige basis langskomt, audits doet, vragen beantwoordt en beleidslijnen helpt uitzetten – zonder dat je hem/haar een bureau en fulltime contract hoeft te geven.
Natuurlijk zijn er ook enkele aandachtspunten bij een externe DPO. Zo is die persoon niet elke dag aanwezig op de werkvloer, waardoor hij of zij in het begin de bedrijfsprocessen moet leren kennen. Goede communicatie is essentieel: de externe DPO moet vlot toegang krijgen tot de juiste informatie en contactpersonen binnen jouw kmo. Gelukkig werken externe experts vaak met duidelijke procedures hiervoor, en een goede externe DPO zal proactief vragen stellen en periodiek overleg inplannen.
Samengevat enkele overwegingen op een rij:
Kosten: Interne DPO betekent een vast salaris (vaak > €60k/jaar) plus training; externe DPO is variabel en schaalbaar (meestal enkele duizenden euro’s per jaar) .
Expertise: Externe DPO’s brengen diepgaande kennis en best practices mee, interne kennen de eigen bedrijfscontext beter.
Beschikbaarheid: Interne DPO is ter plaatse en direct aanspreekbaar; externe is op afroep beschikbaar en komt op afgesproken momenten langs of is remote bereikbaar.
Continuïteit: Bij personeelsverloop verlies je een interne DPO en diens kennis; bij een extern contract is er doorgaans een team of organisatie achter die continuïteit garandeert.
Onafhankelijkheid: Externe DPO’s hebben minder kans op interne belangenconflicten, wat de objectiviteit ten goede komt.
Voor veel kmo’s zal de hybride aanpak het beste werken: een interne medewerker die het privacybewustzijn dag tot dag bewaakt én een externe expert die op regelmatige basis strategisch adviseert en de formele DPO-rol vervult. Zo benut je de voordelen van beide opties.
Praktijkvoorbeelden: kmo’s met interne of externe DPO.
Elke onderneming is anders, maar onderstaande voorbeelden illustreren hoe de keuze intern vs. extern in de praktijk kan uitpakken:
Voorbeeld 1 – Interne DPO bij een datagedreven kmo: Stel, een middelgrote healthcare-startup met ~75 medewerkers verwerkt dagelijks gevoelige medische gegevens als kernactiviteit. Gezien de aard en schaal van de data is volgens de AVG een DPO verplicht . Dit bedrijf besloot een interne DPO aan te werven: een jurist met extra training in privacy en IT. Deze persoon is nu voltijds bezig met het beheren van privacyrisico’s, het up-to-date houden van het verwerkingsregister en het trainen van collega’s in dataveiligheid. Doordat de DPO in-house is, kan hij bij elke nieuwe dienst of AI-toepassing meteen van in het ontwerp meekijken. De keerzijde is dat de kmo fors investeert in deze medewerker – niet alleen in loon, maar ook in doorgedreven opleiding zodat hij gelijke tred houdt met nieuwe regelgeving. Uiteindelijk vindt de onderneming dit de moeite waard, omdat gegevensbescherming tot hun kerntaken behoort en ze het vertrouwen van hun klanten absoluut niet op het spel willen zetten.
Voorbeeld 2 – Externe DPO als service: Neem anderzijds een groeiend marketingbureau (20 medewerkers) dat veel met klantdata werkt maar waarvoor privacy niet de hoofdactiviteit is. Zij vallen niet onder de verplichte DPO-regel (geen grootschalige monitoring of gevoelige data als kernactiviteit). Toch willen ze compliant zijn en proactief privacy aanpakken, zeker nu ze AI-tools inzetten voor gepersonaliseerde campagnes. In plaats van een eigen DPO te benoemen, schakelt het bureau een externe DPO-as-a-Service in via een gespecialiseerd kantoor (zoals LEAGL). Die externe DPO helpt hen met alle nodige documenten (zoals verwerkersovereenkomsten en beleidsteksten), geeft advies bij nieuwe projecten en fungeert als aanspreekpunt voor de Autoriteit indien nodig. Hij komt elk kwartaal langs om audits te doen en is tussendoor telefonisch bereikbaar voor vragen. Deze aanpak kost het bureau een paar honderd euro per maand, een fractie van een fulltime salaris, en toch zijn ze verzekerd van expertise op hoog niveau. Bovendien waarderen ze dat de externe DPO ook bij andere bedrijven ervaring opdoet – hij kon bijvoorbeeld meteen vertellen welke valkuilen er waren bij het implementeren van een vergelijkbare AI-tool bij een andere klant, wat hen heeft geholpen om fouten te vermijden. Voor deze kmo is de externe DPO dus een efficiënte en kostenbewuste oplossing die meegroeit met hun noden.
Uit bovenstaande cases blijkt dat factoren zoals deaard van de data, de omvang van de onderneming, het budget en de beschikbare expertise de keuze sterk beïnvloeden. Een kmo in de medische sector of een data-intensieve tech startup zal sneller geneigd zijn iemand intern te hebben vanwege de continuïteit en gevoeligheid, terwijl een kmo in een minder data-kritische sector baat kan hebben bij een externe oplossing om toch aan alle verplichtingen te voldoen zonder organisatorische overhead.
Conclusie: kies een aanpak die past bij jouw onderneming.
Het al dan niet aanstellen van een interne DPO is voor kmo’s geen beslissing om licht te nemen. Allereerst moet je nagaan of je wettelijk verplicht bent een DPO te hebben – de AVG geeft drie criteria (overheid, grootschalige monitoring, of grootschalige verwerking van gevoelige data). Voldoe je daaraan, dan moet je een DPO aanduiden, maar mag je nog steeds kiezen of dat een interne werknemer is of een externe partij via een contract. Zorg er wel voor dat, als je iemand intern deze titel geeft, die persoon aan alle onafhankelijkheidsvereisten voldoet en de nodige kennis bezit. In de praktijk zien we dat veel kmo’s die niet strikt verplicht zijn, toch vrijwillig een DPO (of privacyverantwoordelijke) aanwijzen om het vertrouwen van klanten en partners te winnen en boetes te vermijden – een goede zet, mits je het serieus invult en niet louter voor de vorm.
Weeg de kosten tegen de baten af: is er voldoende werk om een interne DPO aan te stellen, en is er budget om deze persoon de nodige tijd en middelen te geven? In sommige gevallen kan een medewerker deze rol gedeeltelijk opnemen, mits er geen belangenconflict is. In de praktijk blijkt echter dat deze personen vaak te weinig tijd hebben om databescherming grondig aan te pakken, wat compliance-risico’s met zich meebrengt.
Denk ook op de lange termijn: privacywetgeving en technologie blijven evolueren. Een interne DPO zal zich continu moeten bijscholen om up-to-date te blijven, terwijl een externe specialist die kennis als service blijft aanleveren. AI speelt hierin een steeds grotere rol – niet als tijdelijke hype, maar als blijvend element in alle sectoren. Heeft jouw onderneming intern voldoende expertise om hiermee om te gaan, of is het verstandiger om een gespecialiseerde externe expert in te schakelen?
Tot slot: gegevensbescherming is geen eenmalige checklist, maar een ongoing proces van aanpassen en verbeteren. Of je nu kiest voor een interne DPO of een externe specialist zoals LEAGL, het belangrijkste is dat privacy verankerd zit in je bedrijfsstrategie. Zie een DPO niet als kostenpost, maar als een investering in vertrouwen: van je klanten, je medewerkers en de toezichthouder. Voor kmo’s die slim met hun middelen willen omspringen, kan een externe DPO vaak de ideale oplossing zijn – professionele begeleiding op maat, zonder de vaste lasten van een eigen medewerker. Tegelijk toont een interne DPO bij de juiste organisaties dat privacy core-business is en serieus wordt genomen op elk niveau.
Kortom, kies de formule die past bij de risico’s en behoeften van jouw onderneming. Heb je twijfels of vragen, aarzel dan niet om advies in te winnen. In een landschap van veranderende regelgeving en nieuwe uitdagingen zoals AI staat één ding vast: proactieve gegevensbescherming is geen luxe meer, maar een noodzaak – en de juiste DPO-aanpak helpt jouw kmo om op koers te blijven.
Vragen? Wij staan voor je klaar.
Zorg dat je klaar bent voor de vragen van morgen – en bouw intussen aan sterker klantvertrouwen.
LEAGL begeleidt je graag op die weg. Samen maken we van gegevensbescherming een troef voor jouw onderneming!
Wil je graag op de hoogte blijven? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en volg ons op LinkedIn.