5 redenen om een degelijke car policy te voorzien.

In onze vorige blogpost kwam u te weten dat het interessant is om extralegale voordelen op te nemen in uw loonpakket, omdat u zo de loonkost binnen uw onderneming kunt beperken. De bedrijfswagen is een populair extralegaal voordeel dat door werkgevers aan werknemers wordt toegekend. Daarnaast is het binnen sommige ondernemingen noodzakelijk om bedrijfswagens ter beschikking te stellen, omdat werknemers deze nodig hebben bij de uitoefening van hun functie. Indien uw personeel gebruikmaakt van bedrijfswagens, is het essentieel om duidelijke afspraken op te nemen in een car policy. Hieronder leggen we u uit waarom.

1. Privégebruik van de bedrijfswagen beperken

In de eerste plaats kunt u in uw car policy opnemen dat privégebruik van de wagen niet is toegestaan. Dit zal voornamelijk het geval zijn bij zogenaamde poolwagens, zoals bijvoorbeeld de camionetten in een bouwbedrijf of de vrachtwagens in een verhuisfirma. Daarnaast kunt u het privégebruik van de wagens ook toestaan, maar onderwerpen aan bepaalde voorwaarden of begrenzingen. Zo kan u bepalen dat de gezinsleden van uw werknemer geen gebruik mogen maken van de bedrijfswagen en dat de werknemer de bedrijfswagen enkel voor binnenlandse verplaatsingen mag gebruiken. Bovendien kan u het aantal toegestane privékilometers limiteren.

Tip: in leasingovereenkomsten wordt vaak een kilometerbeperking opgenomen. Houd hiermee rekening bij het opmaken van de car policy, indien uw wagenvloot (gedeeltelijk) uit geleasede wagens bestaat.

2. Misbruik van de tankkaart of laadpas vermijden

Door duidelijke afspraken te maken over het gebruik van de tankkaart of laadpas, kan u vele discussies en misbruik vermijden. Zo kan in de eerste plaats worden opgenomen dat de kaart enkel mag worden gebruikt om met de betrokken bedrijfswagen te tanken. Daarnaast kan worden voorzien in een maandelijks maximum, zodat er niet onbeperkt met de kaart kan worden getankt of geladen.

3. Afspraken over aansprakelijkheid

In een car policy wordt best uitdrukkelijk uiteengezet in welke gevallen de werknemer burgerlijk en/of strafrechtelijk aansprakelijk is voor ongevallen, schade of overtredingen. Hier wordt doorgaans een onderscheid gemaakt tussen ongevallen en overtredingen tijdens en buiten de werkuren. Bovendien bevatten de meeste car policy’s instructies over de maatregelen die de werknemer moet nemen in geval van een ongeval of schade aan de wagen. Het is aanbevolen om uitdrukkelijk te verplichten om de werkgever steeds onmiddellijk in te lichten over schade en ongevallen.

4. Het lot van de wagen in geval van afwezigheid of verandering van functie

Om discussies te vermijden is het aanbevolen om uitdrukkelijk te bepalen wat er met de wagen moet gebeuren in geval van een langdurige afwezigheid. Bovendien is het interessant om op te nemen of de werknemer de bedrijfswagen kan blijven gebruiken wanneer hij een andere functie opneemt binnen het bedrijf.

5. Onderhoud en gebruik van de wagen

In de car policy worden de nodige richtlijnen opgenomen inzake het gebruik en het onderhoud van de wagen. De werknemer zal de wagen moeten gebruiken zoals een redelijk en voorzichtig persoon geplaatst in dezelfde omstandigheden. Voorbeelden van richtlijnen inzake het gebruik van de wagen zijn: de verplichting om de wagen op regelmatige tijdstippen te poetsen, het verbod om in de wagen te roken, de verplichting om maatregelen te nemen om diefstal van of in de wagen te beperken (bv. het zorgvuldig bewaren van contactsleutels) en het verbod om aanpassingen aan de wagen te doen zonder voorafgaandelijke toestemming van de werkgever. Bovendien is het interessant om op te nemen dat de werknemer zal instaan voor het dagdagelijkse onderhoud van de wagen, zoals controle van de bandenspanning en vloeistofpeilen.

Wil je een beroep doen op KMO Legal om je op juridisch vlak te ontzorgen?
Neem dan vrijblijvend contact op met onze KMO Legal Experts via: info@kmo-legal.be